Die Nutzung von KI-Tools wie ChatGPT ist in vielen Unternehmen längst Teil des Arbeitsalltags. Doch sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist besondere Vorsicht geboten – denn dann greift die DSGVO. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter ist in solchen Fällen zwingend erforderlich.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie einen AVV mit OpenAI, dem Anbieter von ChatGPT, rechtskonform abschließen – und worauf Sie zusätzlich achten sollten.

🔍 Warum ist ein AVV notwendig?

Sobald personenbezogene Daten in ChatGPT eingegeben werden, liegt eine Verarbeitung durch einen externen Dienstleister vor – in diesem Fall OpenAI. Gemäß Art. 28 DSGVO ist in solchen Fällen ein AVV erforderlich, um die datenschutzrechtlichen Anforderungen zu erfüllen.

⚠️ Wichtiger Hinweis zur kostenlosen Version von ChatGPT

Wir empfehlen ausdrücklich, nicht die kostenlose Version von ChatGPT im Unternehmenskontext zu verwenden. In dieser Variante werden Nutzereingaben in der Regel für Trainingszwecke verarbeitet, was datenschutzrechtlich problematisch sein kann. Ein AVV ist zudem nur mit einem kostenpflichtigen Team- oder API-Zugang möglich.

🧾 So schließen Sie den AVV mit OpenAI ab:

Nutzung eines Team- oder API-Accounts
Einen AVV können Sie nur abschließen, wenn Sie einen ChatGPT Team-Account oder einen API-Zugang verwenden.
Deaktivierung der Datenverarbeitung zu Trainingszwecken
In den Einstellungen Ihres OpenAI-Kontos sollten Sie die Option zur Verwendung Ihrer Eingaben für Trainingszwecke deaktivieren – insbesondere, wenn sensible oder vertrauliche Daten verarbeitet werden.
AVV online ausfüllen und abschließen

Rufen Sie das Data Processing Addendum von OpenAI auf.
Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf „Execute Data Processing Agreement“.
Tragen Sie Ihre Unternehmensdaten sowie Ihre Organization ID ein (diese finden Sie in Ihrem OpenAI-Konto).
Senden Sie das Formular ab – Sie erhalten anschließend eine Bestätigung.

📘 Neu: Pflicht zur KI-Kompetenz nach der EU-KI-Verordnung

Mit Inkrafttreten der EU-KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) gelten neue Anforderungen für Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen. Dazu gehört unter anderem, dass Mitarbeitende, die mit KI arbeiten, über ausreichende Kenntnisse und Kompetenzen im Umgang mit KI verfügen müssen.

👉 Wir unterstützen Sie gerne bei der Schulung Ihrer Mitarbeitenden und beim Nachweis der erforderlichen KI-Kompetenz – sprechen Sie uns einfach an!

✅ Unser Fazit

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit OpenAI ist ein unverzichtbarer Schritt, um ChatGPT datenschutzkonform in Ihrem Unternehmen zu nutzen. Ebenso entscheidend ist es, Ihre Mitarbeitenden im verantwortungsvollen Umgang mit Künstlicher Intelligenz zu schulen und für mögliche Risiken zu sensibilisieren. Darüber hinaus sollten Unternehmen klare KI-Richtlinien einführen, um den sicheren, transparenten und ethischen Einsatz von KI-Anwendungen im Arbeitsalltag zu gewährleisten.

Bei Fragen oder Beratungsbedarf stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.